İmra Özkan- Aygün Mercan/RPA Danışmanı

11.09.2020

Process Mining (Süreç Madenciliği) Nedir? Genel Özellikleri Nelerdir?

Günümüzde şirketlerin çoğu artan rekabet ortamı, çevik olabilme zorunluluğu gibi nedenlerden dolayı ileriye dönük “olması istenen” durumlara odaklanmakta ve genellikle “olan-devam eden” durumların keşfi arka planda kalmaktadır. Fakat mevcut süreci anlamak, planlanan iyileştirmelere ne kadar yatırım yapılacağı ve buna değip değmeyeceği; sorunların hangi noktada meydana geldiği; süreç içerisinde ne kadar çeşitlilik olduğu gibi sorular oldukça önemli ve bunlara cevap bulabilmek bir hayli zordur. Tüm bu soruları kapsayan -cevap bulan- bir kavram var olan, “Süreç Madenciliği” karşımıza çıkmaktadır.

Süreç madenciliğine giriş yapmadan önce süreç nedir sorusuna odaklanmalıyız. Süreç, bir başlangıç ve sona sahip olan faaliyetler zinciri olarak tanımlanabilir. Bir sürecin amacı bir görevin olabildiğince verimli ve tutarlı bir şekilde tamamlanmasına izin veren, yaygın olarak anlaşılan bir akış oluşturmak ve sürdürmektir.

Süreci anladık peki ya madenciliği?

Süreç madenciliğinin fikir babası olarak bilinen Wil van der Alst, 1990’ların sonunda süreç madenciliği ile ilgili yaptığı araştırma ve çalışmalar ile literatüre ve iş dünyasına büyük katkılarda bulunmuştur. Günümüze kadar popülerliği giderek artan Süreç madenciliği, mevcut olan olay kayıtları baz alarak süreçleri keşfetmek, izlemek ve iyileştirmek için kullanılan analitik bir çözümdür. Süreç madenciliğinin temel amacı süreçlerin gerçekte nasıl ortaya çıktığını, ideal modelden nasıl saptığını, problemlerin neler olduğunu, hangi optimizasyon önlemlerinin alınması gerektiğini analiz etmek ve ardından süreci iyileştirmeye başlamaktır. Verim Analizi/Darboğaz Tespiti sayesinde potansiyel darboğazları belirlemek için olayların yürütülmesinin yoğunluğunu (belirli bir olayı tamamlamak için harcanan süre ile ölçülür) hesaplar. Bu tür analizler, iş hacmini / genel gider süresini en aza indirerek zamanla ilgili KPI'leri iyileştirmek için kullanılabilir. Süreç madenciliği, şirketlerin reaktif değil proaktif  aynı zamanda çevik bir şekilde hızlı çözümler sunarak sektör içerisinde değişime hızlı adapte olmalarını sağlar.

Bu Madeni Nasıl İşleyeceğiz?   

Süreç Madenciliği tekniklerinin çıkış noktası olay logudur. Olay loglarındaki bilgiler şu amaçlar için ortaya çıkartılır; süreçleri keşfetmek,modellemek, izlemek ve optimize edip geliştirmek.Bu teknikleri süreçlere uygularken de belirli adımlar takip edilmektedir ve ilk adım da elimizdeki logların analiz için kullanılabilir veriye(1) dönüştürülmesidir. Daha sonra süreç modellerinin sunulabilmesi için verinin görselleştirilmesi (2)işlemi yapılır. Böylece odaklanmak istediğiniz şeylere siz karar verirsiniz. Üçüncü adım(3) olarak AI ve ML algoritmalarını kullanarak verimsizliklere sebep olan durumları ve neyin iyi çalıştığını ortaya çıkartabilirsiniz. Bu analizden sonra ,(4) sürecinizin ilgili KPI'larını (temel performans göstergeleri) tanımlayabilir ve  süreçleri birbirleriyle veya bir hedef modelle karşılaştırabilirsiniz. Son adım ise (5) ölçümlerinizin proses performansınızı nasıl etkilediğini görmek için proses analizinizi (manuel veya otomatik) tekrarlayın. Optimizasyon stratejinizi değiştirmeniz gerekip gerekmediğini veya yeni iyileştirme alanları olup olmadığını görmek için bu bilgileri kullanabilirsiniz.

UiPath’de PM

Process mining ile süreçlere 360 derece bakış açısıyla bakmayı öğrenirken, gördüklerimiz karşısında en verimli çalışmayı, en değerli analizleri ortaya çıkarmada ve Processs Mining’i uygulamada UiPath bizlere ne gibi faydalar, ne gibi fırsatlar sağlıyor birlikte inceleyelim.

UiPath Process Mining'in en büyük avantajlarından biri, iş süreçleri üzerinde sağladığı x-ray görüntüsüdür. Süreç madenciliğinden elde edilen objektif ve ayrıntılı bilgiler, başarılı bir RPA stratejisinin anahtarıdır.

UiPath Süreç Madenciliği, işletmelerin süreçlerini bütünsel olarak anlamalarına ve verimliliği artırmak ve maliyetleri düşürmek için süreç iyileştirme fırsatlarını belirlemelerine olanak tanır.

UiPath Process Mining süreci uçtan uca çevirir verileri sezgisel görselleştirmelere dönüştürür ve gösterge tabloları ile sunumlaştırır.

Gerçekleştirilen faaliyetlere derinlemesine dalabilir ve darboğazları, süreç sapmalarını ve genel verimsizlik - riskler olarak sınıflandırabilir.

Süreçleriniz değişebilir, iç ve dış gelişmelere ayak uydurmak için sürekli olarak izlenmesi ve optimize edilmesi gerekir. Kapsamlı süreci ile izleme yetenekleri, UiPath Process Mining İlerlemeyi takip edersiniz, böylece her zaman önde olursunuz.

Süreçlerinize Process Mining Uygulamanın Avantajları Nelerdir?

  • Hızlıdır: Süreç optimizasyonuna yönelik eski yaklaşımlara göre çok daha hızlıdır.Fiziksel ortamda çalışma zorunluluğu yoktur, dijital olarak sonuçlar elde edilir.
  • Nesneldir: Süreç akışı, size gerçek süreciniz hakkında tamamen tarafsız bir görünüm sunar.
  • Tüm resmi gösterir: Tüm süreci baştan sona görmenizi sağlar.
  • Exceptions&Process Değişikliği sağlar: Tüm resmi gördüğünüz için exception gibi durumları hızlı ele alabilir, değişen süreçlere tepki verebilir ve hedef modelinizin aslında sürecinizin nasıl olması gerektiğini veya daha iyi yollar olup olmadığını öğrenebilirsiniz. Sonuçlar daha hızlı elde edildiğinden, süreçteki doğal değişikliklere daha iyi tepki verebilirsiniz.
  • Visibility(Görünürlük): dijital ortamlarda süreçlerin farklı ortamlardaki akışı takip etmek zordur fakat süreç madenciliği ile tüm akışı tek bir resimde görebilirsiniz.
  • Rekabet Gücü: Süreç madenciliği rekabet gücünüzü artırır ve sizi dijital dönüşüm yarışında öne geçirir.
  • Gerçeğe Dayalı Yaklaşım: Süreç madenciliği araçlarını uygulamak gerçekte ne olduğunu tasvir etme ve tam olarak neyin iyileştirilmesi gerektiğini ve neyin en yüksek önceliğe sahip olduğunu tam olarak belirlemeyi sağlar. Bu nedenle içgülere değil gerçeklere dayanır.
  • Sürdürülebilirlik: Süreklilik sağlayan bir optimizasyon ve izleme sağlar.

Kimler Kullanabilir?

  • Son kullanıcılar
  • Process Analistler
  • Data Scientists
  • Yöneticiler

Hangi Sektörlerde Uygulanabilir?

  • Üretim
  • Hizmet Sektörü
  • Devlet kurumları
  • Sağlık Sektörü
  • Telekomünikasyon
  • Bankacılık
  • Finans
  • Eğitimsel ve Araştırma
  • İmalat

Bir sonraki yazımızda process miningin bu sektördeki uygulamalarını inceliyor olacağız.

Kaynakça ;

https://pafnow.com/news/process-mining-101-what-is-process-mining/

https://towardsdatascience.com/introduction-to-process-mining-5f4ce985b7e5

https://hbr.org/2019/04/what-process-mining-is-and-why-companies-should-do-it

https://academy.uipath.com/learningpath-detail/2039/3/0/3

https://www.celonis.com/process-mining/what-is-process-mining